VORES PRODUKT
Vi har udviklet et web-baseret system, som hjælper ejer- og andelsforeninger med at håndtere informationer og kommunikationen.
Vi har designet, programmeret og driver et system, der er en samling af flere funktioner og opgaver for de fleste foreninger.
Vi kalder det Vores Ejendom
Hop til afsnittet: Generelt | Kommunikation | Arkiv | Fejlrapport | SMS | Projekt | Årshjul
ARKIV, KOMMUNIKATION, HISTORIK OG INFORMATIONER
Al kommunikation såsom mails, dokumenter, referater, billeder og øvrige publicerede oplysninger bliver gemt centralt, så historikken til kommende bestyrelsesmedlemmer, administratorer og viceværter bliver let at overdrage.
Systemet er en hostet løsning, så vi sørger for, at der bliver taget backup af alle data. Adgangen styres med brugergrupper, der har specifikke rettigheder, hvilket kan fordeles efter jeres behov.
Vi har også en sms-funktion, der gør det muligt at sende beskeder, når det haster.
Systemet er et komplet system, men skulle der være ønsker, som ikke er tilgængelige i dag, tilbyder vi at udvikle disse for jer, så de bliver en integreret del af løsningen.
KOMMUNIKATION GJORT LET
Vores Ejendom er et kommunikationsværktøj, der indeholder flere forskellige værktøjer, som kan bruges.
Systemet er sikret, så kun godkendte brugere får adgang til jeres data og kan benytte de enkelte værktøjer. Vi holder fokus på, at kun de personer, der har behovet, også har muligheden, så I sikres mod misbrug. Dette sikrer også mod, at alle kan se andres anmeldte fejl og mangler, men at man som udgangspunkt kun har adgang til sine egne data.
BESTYRELSEN
- Kan alt, en normal beboer kan, samt følgende:
- Sende sms til alle beboerer, der har valgt denne form
- Sende mail til alle beboerer, der har valgt denne form
- Sende mail eller sms til bestemt beboer
- Indkalde til bestyrelsesmøde
- Oprette projekter og følge disse
- Kommentere på åbne projekter
- Oprette lukkede fora
- Oprette opgaver på årshjulet
- Sende besked til vicevært og administrator
- Anmelde fejl og mangler til vicevært, bestyrelse og administrator
- Kan følge egne anmeldelser og se svar fra modtager
- Sætte et opslag op på foreningens virtuelle opslagstavle
- Rette personlige oplysninger
- Kan se alle anmeldte fejl og mangler sendt til vicevært
- Svarer på fejl/mangler fra systemet direkte til bruger via mail eller sms
- Kan udsende hasteinformationer til beboerne (mail eller sms)
- Kan se alle henvendelser til administrator
- Svarer på henvendelser fra systemet direkte til bruger via mail eller sms
- Kan udsende hasteinformationer til beboerne (mail eller sms)
MULIGHEDERNE ER MANGE, OG ALLE FUNKTIONERNE FÅR I GENNEM
ET ENKELT OG BRUGERVENLIGT SYSTEM, DER GØR DET TIL EN LEG AT ARBEJDE MED.
FULDT UDBYGGET ARKIVERINGSFUNKTION
Vores Ejendom er et komplet arkivsystem.
Baseret på rettigheder kan personer, I giver lov, tilføje dokumenter, som arkiveres under forskellige kategorier, der gør det let at genfinde dokumenter igen.
Arkivet kan omfatte forskellige typer af dokumenter og kan derved sikre, at foreningen altid har adgang til sine dokumenter. Ved udskiftning i bestyrelsen er det derfor let for et nyt medlem at finde relevante informationer.
Dokumenterne kan også gemmes, så alle beboere kan få adgang til udvalgte kategorier. Derved kan systemet også bruges som arkiv over referater, energirapporter og andre typer af dokumenter, som kan være en fordel for alle at have adgang til.
Nu også med integration til
INTEGRERET FEJLRAPPORTERINGSSYSTEM
Sammen med Vores Ejendom er indbygget et system til håndtering af fejl og mangler.
Systemet giver mulighed for, at alle kan sende en mail til systemet, som opsamler beskeden og laver et kort for denne melding (en ticket). Hvis det er en fejl, som meldes til f.eks. viceværten, vil han se denne besked som en post på sit opgavekort.
Viceværten kan svare personligt direkte inde fra systemet i form af en mail til anmelderen.
Systemet kan sættes op til at styre denne form for melding til vicevært, bestyrelse og administrator.
ET EKSEMPEL
En beboer bemærker, at der ikke længere er tryk på det varme vand.
Vedkommende sender en mail til viceværten med besked om dette.
Viceværten ser beskeden og kan nu undersøge sagen eller kontakte en leverandør med henblik på at løse det pågældende problem.
Viceværten sender besked fra systemet til klageren med svar på, hvad der bliver gjort, og hvornår fejlen er rettet.
Bestyrelsen og viceværten kan til enhver tid se alle beskeder, der er modtaget i systemet.
En beboer kan se alle egne beskeder, man har afsendt, og svarene på disse ved at logge ind på sin personlige konto.
SEND SMS, NÅR DET HASTER
En af flere kommunikationsmuligheder, vi tilbyder, er at kunne udsende beskeder til mobiltelefonen.
ET EKSEMPEL
Mandag morgen vågner huset til kun koldt vand. Et vandrør er sprunget, og selv om vandforsyningen har været ude, så hurtigt de kunne, er deres muligheder for at give besked begrænsede. De har måske sat en seddel op på døren, der informerer om situationen, og at det varme vand forventes at være tilbage efter kl. 12.
Viceværten eller en i bestyrelsen opdager dette eller bliver gjort opmærksom på det manglende varme vand.
Vedkommende logger ind på systemet og giver besked til beboerne.
Alle, der har bedt om at blive adviseret via sms, vil kort efter modtage en sms med beskeden. Øvrige beboere vil få en besked via mail eller vil kunne se informationen online ved at logge ind i systemet.
Der er mange andre muligheder, hvor det kan være både belejligt og særligt effektivt at kunne sende en kort besked. Ovenstående er kun et af mange eksempler, hvor det bliver endnu nemmere – for både bestyrelsen, beboerne og viceværten.
SKAB OVERBLIK OVER JERES PROJEKTER
I løsningen har I mulighed for at oprette projekter, der tilknyttes f.eks. et udvalg eller en person.
Man bruger projekter til at samle alle informationer vedrørende dette et sted – derved skaber man bedre overblik og har desuden mulighed for bedre at lære af erfaringerne.
Funktionen er til bestyrelsen, så de kan undersøge, behandle og tage stilling til opgaver, som f.eks. kræver, at man tager flere tilbud hjem på en opgave – det kan jo derfor være over lang tid.
Det er også muligt at lave diskussioner omkring emnerne, så man kan få afdækket muligheder og begrænsninger mellem møderne.
ET EKSEMPEL
Bestyrelsen beslutter at undersøge 1: behov for renovering af mur, 2: udgiften for en sådan renovering, 3: økonomien for den enkelte ejer, hvis renoveringen foretages.
Arbejdet er typisk for mange foreninger i større eller mindre grad og omfatter ofte, at der er mange udenforstående inde omkring projektet. For at fastslå, om renoveringen er nødvendig nu, samarbejder foreningen måske med en byggesagkyndig, der anbefaler løsninger og kommer med indstillinger.
Dernæst tager bestyrelsen tilbud hjem fra f.eks. tre forskellige håndværkere, som alle sender deres tilbud (håndværkere kan sende dem som pdf direkte til projektet).
Alt dette arbejde varetages normalt af en enkelt eller to personer, som, når de har informationer klar, vender tilbage til bestyrelsen og informerer.
Hvis projektet sættes i gang, bliver omfanget endnu større.
Vi samler alle dokumenter, kommentarer og historik i et system, hvor hvert projekt indeholder alt dette. Bestyrelsen kan følge arbejdet løbende, og den ansvarlige kan hurtigt få overblik over de enkelte elementer og delbeslutninger, der er taget.
ÅRSHJUL SKABER OVERBLIK OVER OPGAVER – REDSKAB FOR ALLE I AFDELINGEN
Med årshjul kan alle beboere i afdelingen, hvis det er nødvendigt, kunne se og løse alle opgaver som findes i afdelingen. Hvornår slår man fx græs, hvornår renser man tagrender, hvornår er det på tide at beskære træer eller hække.
Vi har en helt del opgaver lagt ind i årshjulet, og man kan som forening selv bestemme om noget skal være synligt eller ikke. Dernæst kan man som forening også selv oprette opgaver som skal ind i årshjulet, og synliggøre det for grupper af beboere eller fx kun bestyrelsen eller måske viceværten.
med dette værktøj, kommer i aldrig til at glemme hvornår hvad skal gøres, og for fx Almen Bolig Plus eller Andelsforeninger hvor man selv står for vedligehold af fællesområderne, er dette værktøj perfekt, da alle så vil have en chance for at vide lige netop hvornår det er tid til vedligehold.
